FIT-FENICIOS

FIT-FENICIOS es un ERP Financiero Administrativo integrado de última tecnología para automatización de la gestión administrativa y financiera de Empresas Comerciales e Industriales orientado especialmente a controlar y mejorar la rentabilidad del negocio y elevar el nivel de servicio al cliente.

La correcta administración de la información de los clientes y una total orientación al servicio, permitirán a los ejecutivos comerciales manejar eficientemente la relación con los clientes consiguiendo de esta manera clientes satisfechos y por lo tanto fieles a la Empresa.

ESTRUCTURA:

FIT-FENICIOS, ha sido diseñado y construido en un esquema de capas:

  • La capa más exterior, Universal Channel Interface (UCI), es la encargada de la interacción con el mundo externo (usuarios, clientes, prospectos, otras aplicaciones, etc.) esta capa es uniforme y está disponible a través de los diferentes canales, como son la mesas de atención al público de las sucursales o a través del Internet, Acceso Mobil (Tablets, Smart Phones), Kioscos de información y ventas, y cualquier otro canal que soporte comunicación mediante Internet. También se incorpora una capa de seguridad que incluye el manejo de Usuarios, Roles, Claves, Horarios de trabajo de usuarios, Horarios de ejecución de transacciones, niveles de acceso, montos máximos por moneda para cada transacción, Creación de menús específicos por Rol o Usuario que complementa a nivel aplicativo los esquemas de seguridad del sistema operativo y de las comunicaciones.

  • La capa inmediata inferior corresponde a los diferentes subsistemas, los mismos que son accesados mediante transacciones ingresadas por cualquiera de los canales soportados por UCI, estas a su vez interactúan con la base de datos de clientes y alimentan también la Contabilidad. Esta concepción permite, de forma muy fácil, la incorporación de nuevos subsistemas los mismos que solo necesitan concentrarse en sus funciones específicas ya que todos los aspectos de seguridad, la interacción con los clientes y la contabilidad es proporcionada automáticamente por el sistema. Todos estos subsistemas comparten un módulo de Administración y parametrización general del sistema, así como también un módulo para el manejo de Tarifarios que permite definir de forma dinámica las tasas, cargos y comisiones para todo el sistema.

  • La siguiente capa hacia adentro corresponde a la información sobre las Personas y la Contabilidad, estos dos subsistemas son las bases de toda la estructura del sistema. La información de los clientes está organizada por niveles que pueden ser parametrizados para ser requeridos o no, dependiendo del producto, su propósito fundamental es proporcionar la información necesaria para que conociendo al cliente se puedan crear perfiles acordes a sus posibilidades y necesidades y de esta forma gerenciar la relación con el cliente para obtener el mayor beneficio posible del Cliente. El subsistema contable ha sido diseñado independientemente de cualquier plan preestablecido de cuentas y principalmente como un sistema gerencial orientado a proporcionar información financiera oportuna para el manejo del negocio, complementariamente de forma muy sencilla se pueden obtener los reportes legales exigidos por los diferentes organismos de control y de rentas.

  • Finalmente en el centro mismo del sistema se encuentran el módulo de información gerencial (MIS) y un CRM Analítico. Todos los subsistemas han sido diseñados para alimentar y almacenar información relevante para que la gerencia de la Empresa cuente con toda la información para realizar análisis (desde los más básicos hasta los más sofisticados) de Rentabilidad, Riesgo, Activos y Pasivos, Cash Flow. El CRM Analítico permite identificar necesidades de los clientes y prospectos proporcionando la información necesaria para que la Empresa pueda diseñar nuevos productos y servicios tendientes a satisfacer esas necesidades

CARACTERÍSTICAS GENERALES:

  • Web enable, diseñado específicamente para ambiente Internet, (3 capas) puede ser instalado en un Intranet para los usuarios y simultáneamente en Internet tanto para usuarios como para clientes y prospectos.

  • Plataforma universal, escrito totalmente en Java 1.6 y XML puede instalarse sobre equipos IBM S/390, AS/400, RS/6000, SUN Solaris, Hewlett Packard y todas las plataformas Intel Windows o Linux. El manejo de la capa de persistencia es realizado a través de Hibernate, lo cual garantiza la total independencia de la base de datos, FIT-FENICIOS puede trabajar con Oracle, IBM DB/2, SQL Server, Sysbase, PostgreSQL, MySql etc.

  • Multidioma, FIT-FENICIOS ha sido diseñado para que tanto los usuarios como así como cliente elija el idioma de su preferencia.

  • Multicompañía, El soporte para más de una compañía es natural en FIT-FENICIOS, no hay límite en el número de compañías que el sistema puede manejar, cada compañía tiene sus propios productos, su propia contabilidad, los clientes son únicos a nivel de todas la compañías pero cada compañía solo puede ver sus propios clientes. Transacciones ínter compañías son fácilmente implementables con los mismos controles y seguridad como si no estuvieran compartiendo el mismo sistema.

  • “Non stop”, todo el sistema ha sido diseñado para que esté disponible los 7 días de la semana las 24 horas del día, no existen procesos que obliguen a suspender la atención a los usuarios.

  • Análisis multidimensional, El sistema ha sido diseñado para proporcionar las bases necesarias para análisis multidimensional (OLAP), su estructura incluye más de veinte variables para análisis. (Banca, Productos, Moneda, Sucursales, Ejecutivos, Origen y destino de fondos, tipos de empresas, tipos de personas, etc.)

  • Generador de Transacciones, Todo el sistema ha sido construido usando un generador de transacciones, que no requiere ninguna programación ni conocimientos de Java ni XML

  • Generador de reportes, Todos los reportes han sido construidos usando el generador de reportes para Java iReports, el mismo que se basa en la implantación de Jasper Reports un estándar de la industria

Modulos

Compras y Proveedores:

Este módulo maneja todos los procedimientos del departamento de compras:

  • Registro de proveedores,
  • Solicitudes de compra
  • Aprobaciones de solicitudes
  • Generación de Órdenes de compra
  • Consulta del estado de la orden
  • Ingreso total y parcial de órdenes de compra
  • Consulta que ítems vende el proveedor
  • Consulta qué proveedor vende un ítem
  • Estadística de compras a proveedores
  • Pago a proveedores
  • Generación automática de retenciones
  • Elaboración de los anexos transaccionales y demás reportes para el SRI y organismos de control

Este módulo al igual que los demás está integrado a la contabilidad y a los inventarios es decir, al ingresar la orden de compra, automáticamente se realiza el asiento contable y presupuestario, y a su vez los ítems de la compra ingresan a bodega, y se afecta el saldo del proveedor si la compra es a crédito.

Inventarios y Bodegas:

Este módulo se encarga de la gestión de control de inventarios, bodegas y Kardex

  • Diferentes tipos de inventarios (materia prima, kits, productos terminados, ítems, repuestos etc.)
  • Manejo integrado de existencias y costos
  • Control y notificación puntos de reposición
  • Egresos a diferentes centros de costos y proyectos, etc.
  • Transferencias entre almacenes y bodegas

Clientes:

Este módulo registra y administra toda la información del cliente y sirve como base para asignar perfiles y esquemas de negociación, está directamente integrado a la Contabilidad y Facturación

Ventas y Facturación:

Este módulo basado den los perfiles de comercialización asignadas a cada cliente aplica automáticamente características definidas para cada tipo de cliente facturación lo que hace muy simple este proceso por más sofisticada que sea la política de ventas, créditos, descuentos, etc.

  • Detección automática del tipo de cliente
  • Descuentos por línea, descuentos por montos de venta
  • Verificación de su condición de crédito
  • Proformas, reservas
  • Facturación con detección automática de porcentajes de IVA
  • Formas de pago al contado o a Crédito
  • Pagos en efectivo, cheques, tarjeta

Como los demás módulos éste está totalmente integrado a la contabilidad y presupuesto.

Puntos de Venta, Cajas y Recaudación:

Controla todos los ingresos producidos por facturación en las distintas cajas o puntos de venta posibilitando que la persona encargada de la recaudación atienda de manera ágil a cualquier tipo de situación en el cobro. Posee opciones de control y auditoria en los cierres de cajas y cambios de turnos

Contabilidad y Presupuesto:

Contempla todos los procedimientos, reportes contables y presupuestarios que exigen los organismos de control y proporciona una información ágil y oportuna para la correcta toma de decisiones, la planificación presupuestaria su avance y evaluación.

Posee un módulo especial de Índices financieros automáticos, pero con la gran ventaja que es el usuario del sistema el que determina y define los Índices que le interesa evaluar en su Empresa esto permite que de acuerdo a la actividad de la Empresa se usen los índices adecuados

Este módulo del sistema es el centro donde confluye en línea toda la información de los demás módulos, y permite generar la información gerencial que la Empresa demanda.

Cartera y Cobranzas:

Administra y gestiona toda la información de cartera permitiendo tener el control de esta área. Produce información oportuna, ágil y confiable, que posibilitará adelantarse en decisiones y lograr un manejo óptimo de la cartera

Tesorería / Pagaduría:

Este módulo integrado a la contabilidad y presupuesto maneja todas las labores propias de tesorería, como pago de cheques, recaudación de haberes, retenciones en la fuente, cobro del IVA, control de contratos, control de garantías, conciliación bancaria, libro de bancos, inversiones, etc.; todas estas transacciones están integradas al módulo de contabilidad y presupuesto.

Activos Fijos y Control de Tenencia de Bienes:

Controla toda la información de los Activos fijos de la empresa permitiendo realizar de manera automática el cálculo de la depreciación, emitiendo los cuadros, y documentos solicitados por los organismos de control, los resultados de este cálculo pasan automáticamente a la contabilidad.

Tiene la posibilidad de agrupar activos en una sola unidad y la trata como un solo conjunto en su valor, pero se pueden obtener datos parciales de sus componentes, esta característica es muy útil cuando se tienen instalaciones centrales que estén compuestos de un sinnúmero de activos de estas Instalaciones agrupadas, se pueden obtener los valores para las pólizas de Seguros.

El módulo también lleva el registro, control e historia de los activos, es decir quién es el responsable de la tenencia del bien, o quién los tuvo, en qué departamentos están ubicados, etc.

Adicionalmente este módulo permite llevar el registro de los bienes de control, que son artículos que por el costo no se consideran activos fijos pero que se necesita llevar un registro de los mismos, Ej. Calculadoras, engrapadoras, teléfonos, etc.

Nómina de Pagos:

Automatiza el departamento de personal al controlar todos los procedimientos para la emisión de los roles de pago tanto de empleados como de trabajadores, sus datos personales y de sus cargas familiares, sus ingresos, egresos, préstamos, horas extras, bonos, impuesto a la renta, sobres de pagos, planilla del IESS, décimos sueldos, vacaciones, fondos de reserva, permisos, faltas, maternidad, etc.

Genera automáticamente los asientos contables y presupuestarios en cuanto al pago del rol, los beneficios sociales y las provisiones.

Administración de Usuarios Seguridad, Claves y Auditoria:

Al ser nuestro sistema eminentemente integrado el módulo de administración de seguridad preserva que no todo usuario pueda manipular la información, esto se lo realiza a través de asignar permisos a cada usuario, en donde se detallan los módulos a los que puede acceder, las opciones que puede manejar dentro de estos sistemas, permisos de lectura o escritura, se puede borrar o modificar la información, los horarios y los computadores en los que puede acceder a dichos sistemas, etc.

Nuestro sistema de seguridad está basado en los estándares mundiales de seguridad para garantizar el cuidado y buen uso de la información, todos los procesos que se realizan en los módulos descritos generan pistas de auditoría para posibles investigaciones, y controles.

Control de Producción:

Este Modulo es un verdadero Control de Producción y no solo un registro de Costos de Producción que es lo común en la mayoría de módulos de este tipo

Nuestro Modulo arranca desde los pedidos de Producción sea de Mayoristas, Clientes, considera en estos pedidos también la Planificación interna (producción por Default) , Producción por temporada , Producción extraordinaria , etc. Estos Pedidos y Solicitudes de Producción se consolidan por Producto pero guardando la relación con el pedido original, estos productos pedidos así consolidados pasan a un Planificador , que tiene información parametrizable de toda la información actual e histórica , stock de inventarios , productos por entregar , productos por fabricar , ventas de periodos anteriores , producción meses anteriores , ABC de productos , etc. Esta información permite hacer simulaciones óptimas de producción según mis políticas, a la vez esta simulación esta entrelazada con la capacidad de producción de cada centro de costos y disponibilidad de recursos tanto en mano de obra como materiales.

Una vez lograda la planificación óptima el sistema realiza explosión de materiales con todos los datos para compras y control de stocks, porque el sistema permite elaborar recetas que consideren no solo materia prima si no componentes que intervienen en la receta pero que se producen en subprocesos que utilizan también Materia Prima.

El Modulo de control de Producción va controlando producto por producto su fabricación a través de Ordenes de producción por Producto , con un REGISTRO INTELIGENTE, basado en elementos realmente producidos y con la ayuda de tecnología de registro por PLCs o equipos auxiliares de conteo , que es totalmente soportada por el Modulo.

La Producción se reporta en productos elaborados y productos en proceso, desperdicios , etc. esto a su vez por estar en función de la receta de los productos , su ruta de fabricación , grupos tecnológicos usados , su unidad de registros (tiempo , Kg, unidades , Kilo Calorías , etc. ) permite en línea tener el registro de los costos de producción.

Esta Producción así reportada mediante parametrización del sistema está atada a una distribución de Costos Indirectos que puede ser por porcentajes para cada centro de producción, en función de la unidades producidas, del tiempo de procesos, de la mano de obra utilizada , o de cualquier otra medida que se puede tomar como referencia de costo .

Los valores de los costos indirectos se reportan directamente de la contabilidad en Línea esto permite tener valores reales sobre lo producido, pero también permite simulaciones con valores de periodos anteriores, o simulación con valores de prueba para analizar escenarios posibles por aumento o disminución del valor de estos elementos (ej. Costo de la hora hombre).

Una vez hecha la distribución de costos indirectos el sistema realiza automáticamente la contabilización y cierre de costos

En cada opción de este módulo existe la posibilidad de obtener sin número de reportes o la característica de sacar a una hoja electrónica toda la información como una tabla dinámica para análisis de información , o aplicar macros específicas para obtener información requerida , esta es una característica que soporta en todos los módulos de Fenicios.

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